Biroja vadītājas / Lietvedes pienākumu apraksts

Amata mērķis:

Nodrošināt uzņēmuma biroja efektīvu ikdienas darbu, dokumentu apriti, administratīvo atbalstu vadībai un darbiniekiem, kā arī sekmēt profesionālu uzņēmuma tēlu sadarbībā ar klientiem un partneriem.
Galvenie pienākumi:
1. Administratīvais un organizatoriskais darbs

Organizēt un koordinēt biroja ikdienas darbu;
Nodrošināt sakaru ar piegādātājiem, klientiem un valsts iestādēm;
Plānot un organizēt tikšanās, sanāksmes, komandējumus un citus pasākumus;
Nodrošināt kancelejas preču, biroja tehnikas un aprīkojuma uzskaiti un pasūtīšanu;
Pārvaldīt ienākošo un izejošo korespondenci, zvanus un e-pastus.

2. Dokumentu pārvaldība un lietvedība

Sagatavot, reģistrēt, sistematizēt un arhivēt uzņēmuma dokumentus saskaņā ar lietvedības prasībām;
Nodrošināt dokumentu aprites kontroli (līgumi, rēķini, rīkojumi, protokoli u. c. );
Nodrošināt konfidenciālas informācijas drošu uzglabāšanu un apstrādi;
Sagatavot dažādus iekšējos un ārējos dokumentus (vēstules, līgumus, paziņojumus u. c. );
Sekot līdzi termiņiem un dokumentu aprites procesiem.

3. Finanšu un saimnieciskais atbalsts

Sagatavot un apkopot informāciju grāmatvedībai (rēķini, atskaites, komandējumu izdevumi u. c. );
Veikt nelielus norēķinus (sīknauda, rēķinu apmaksa, priekšapmaksas kontrole);
Koordinēt uzņēmuma transporta un telpu uzturēšanas jautājumus (līgumi, remonti, komunālie pakalpojumi).
4. Komunikācija un klientu apkalpošana

Pieņemt un apkalpot apmeklētājus;
Nodrošināt pozitīvu un profesionālu komunikāciju ar klientiem, sadarbības partneriem un kolēģiem;
Sagatavot prezentācijas un dokumentus vadībai;
Atbalstīt uzņēmuma iekšējo un ārējo komunikāciju (t. sk. sociālie tīkli, e-pasts, mājaslapa).
5. Vadības atbalsts
Sagatavot un izsūtīt vadības rīkojumus un paziņojumus;
Piedalīties sapulču organizēšanā, sastādīt protokolus un atskaites;
Veikt citus vadības norādījumus biroja administratīvās darbības nodrošināšanai.
Prasības pretendentam:

Pieredze biroja vadībā vai lietvedībā vismaz 1–2 gadi;
Labas zināšanas lietvedībā, dokumentu noformēšanā un arhivēšanā;
Teicamas latviešu valodas zināšanas, labas angļu un/vai krievu valodas zināšanas;
Labas prasmes darbā ar datoru (MS Office, e-paraksts, dokumentu aprites sistēmas);
Precizitāte, atbildība, labas organizatoriskās un komunikācijas prasmes.
Piedāvājam:

Stabilu un dinamisku darbu profesionālā komandā;
Iespēju pilnveidoties un iesaistīties uzņēmuma attīstībā;
Konkurētspējīgu atalgojumu un sociālās garantijas;
Mūsdienīgu darba vidi.