Job Opportunity: Assistant Manager
Location: Riga

About Us:
We are looking for a dedicated Assitant Manager to join our dynamic team. This role is essential in managing the day-to-day activities related to our crew (German Shipowner), ensuring smooth operations and compliance with all necessary regulations.

Key Responsibilities:

- Travel and Visa Arrangements: Organize travel to and from vessels, ensuring all visa requirements are met.
- Communication: Relay travel details of joining/disembarking crew to vessels and agents. Handle general correspondence with vessels, customers, and manning agents.
- Compliance: Ensure all instructions such as medical exams, MCV, working gear, visa, etc. , are adhered to. Verify that seafarers' certifications meet vessel flag requirements and client policies.
- Cost Monitoring: Compare flight options and monitor costs, optimizing arrangements based on trading area and nationality of seafarers.
- Documentation: Ensure the completeness of uploaded documents in the crewing database. Arrange and monitor ECIDS specific trainings and additional requested training.
- Scheduling: Coordinate crew relief schedules and communicate with the Crew Planning Coordinator for officer planning (6 months in advance) and ratings candidates (3 months in advance).
- Contract Management: Issue Seafarer Employment contracts, conduct debriefings with junior officers, and ensure proper dismissal procedures.
- Performance Monitoring: Evaluate and log performance appraisals, monitor career progression and training needs, and ensure appraisals are properly filled and uploaded.
- Briefings: Arrange and conduct required briefings and debriefings as per client requirements.
- Data Management: Ensure data quality in systems is updated and valid, sign on crew in payroll system and crewing database, and create assignments for officers and ratings.
- Invoice Processing: Check and process invoices for requested services and coordinate with other departments for relevant invoices.
- Team Interaction: Promote effective interaction between colleagues at sea and shore, participate in crewing activities, company projects, and audits as required.
- Online Platforms: Create IDs for the online platform.

Requirements:

- Language: Proficiency in English is required.

Why Join Us?

- Competitive salary package (800 - 1000 EUR NET)
- Opportunity to work with a leading German Shipowner
- A dynamic and supportive work environment
- Career growth and development opportunities

How to Apply:

If you are passionate about the maritime industry and meet the requirements listed above, we would love to hear from you. Please send your resume and a cover letter.

Join us and be a part of a team that values professionalism, collaboration, and excellence in the maritime industry.

-

Atrašanās vieta: Riga
Alga: 800 - 1000 EUR NET

Par Mums:
Mēs meklējam veltītu assistant manager, lai pievienotos mūsu dinamiskajai komandai. Šī loma ir būtiska, lai pārvaldītu ikdienas aktivitātes saistībā ar mūsu apkalpi (vācu kuģu īpašnieks), nodrošinot nevainojamu darbību un atbilstību visiem nepieciešamajiem noteikumiem.

Galvenie pienākumi:

- Ceļojumu un Vīzu Sakārtošana: Organizēt ceļojumus uz un no kuģiem, nodrošinot visu vīzu prasību izpildi.
- Komunikācija: Nodot ceļojuma informāciju par pievienošanos/atstāša nu kuģiem un aģentiem. Apstrādāt vispārējo saraksti ar kuģiem, klientiem un apkalpes aģentiem.
- Atbilstība: Nodrošināt, ka tiek ievērotas visas norādes, piemēram, medicīniskās pārbaudes, MCV, darba apģērbs, vīzas utt. Pārbaudīt, vai jūrnieku sertifikāti atbilst kuģa karoga prasībām un klienta politikām.
- Izmaksu Uzraudzība: Salīdzināt lidojumu iespējas un uzraudzīt izmaksas, optimizējot sakārtojumus, pamatojoties uz tirdzniecības zonu un jūrnieku tautību.
- Dokumentācija: Nodrošināt, ka augšupielādētie dokumenti kruinga datubāzē ir pilnīgi. Organizēt un uzraudzīt ECIDS specifiskās apmācības un papildu pieprasītās apmācības.
- Grafiku Sakārtošana: Koordinēt apkalpes maiņas grafikus un sazināties ar apkalpes plānošanas koordinatoru virsnieku plānošanai (6 mēnešus iepriekš) un vērtēšanas kandidātiem (3 mēnešus iepriekš).
- Līgumu Pārvaldība: Izsniegt jūrnieku darba līgumus, veikt debrīfingus ar jaunākajiem virsniekiem un nodrošināt pareizu atlaišanas procedūru izpildi.
- Veiktspējas Uzraudzība: Novērtēt un reģistrēt jūrnieku veiktspējas novērtējumus, uzraudzīt karjeras izaugsmi un apmācību vajadzības, nodrošināt, ka novērtējumi ir pareizi aizpildīti un augšupielādēti.
- Brīfingi: Organizēt un veikt nepieciešamos brīfingus un debrīfingus atbilstoši klienta prasībām.
- Datu Pārvaldība: Nodrošināt, ka sistēmās esošie dati ir atjaunināti un derīgi, pieteikt apkalpi algu sistēmā un kruinga datubāzē, un izveidot uzdevumus virsniekiem un vērtētājiem.
- Rēķinu Apstrāde: Pārbaudīt un apstrādāt rēķinus par pieprasītajiem pakalpojumiem un koordinēt ar citām nodaļām attiecīgos rēķinus.
- Komandas Mijiedarbība: Veicināt efektīvu mijiedarbību starp kolēģiem jūrā un krastā, piedalīties kruinga aktivitātēs, uzņēmuma projektos un auditās pēc vajadzības.
- Tiešsaistes Platformas: Izveidot ID tiešsaistes platformai.

Prasības:

- Valoda: Nepieciešama angļu valodas prasme.

Kāpēc Pievienoties Mums?

- Konkurētspējīgs atalgojums (800 - 1000 EUR NET)
- Iespēja strādāt ar vadošu Vācu kuģu īpašnieku
- Dinamiska un atbalstoša darba vide
- Karjeras izaugsmes un attīstības iespējas

Kā Pieteikties:

Ja jūs aizrauj jūrniecības nozare un atbilstat iepriekš minētajām prasībām, mēs labprāt dzirdētu no jums. Lūdzu, nosūtiet savu CV un motivācijas vēstuli.